BUSCARV: Cómo realizar cálculos con datos sincronizados con Internet

Buscarv es de la funciones Excel más utilizadas. Es la función que se utiliza para buscar en Excel. Todos los secretos de Buscarv y las Consultas Web de Excel en un único artículo.

Es muy probable que la situación anterior te resulte familiar. Sería estupendo que sólo tuvieras que cargar una hoja de cálculo y vieras ya el resultado que necesitas para tomar la decisión precisa.

No sólo se trataría de un ahorro de tiempo, sino de una mayor precisión de los cálculos. Siempre cabe la posibilidad del error humano al trasladar ese dato desde Internet hasta tu hoja de cálculo.

En este artículo te voy a mostrar cómo conectar tu hoja de cálculo a una tabla de una página Web y cómo extraer el dato que estás precisando para realizar los cálculos que necesites.

Para ello vas a utilizar una herramienta de Excel para obtener datos externos y la función Excel BUSCARV. Aprenderás como usar buscarv para buscar en Excel.

Navegación

En este artículo encontrarás dos vídeos en los que te explico detalladamente los contenidos correspondientes a la función BUSCARV y a las Consultas Web de Excel.

Podrás encontrar cada vídeo al final de sus respectivas secciones. Sus encabezados contienen la palabra videotutorial.

Además, para que te orientes mejor en ellos, en cada apartado de este artículo, encontrarás una etiqueta con el minuto y segundo en el que se empieza a hablar de este apartado en su respectivo vídeo.

Para facilitarte la navegación por el artículo tienes a continuación los enlaces a los apartados más importantes del mismo.

BUSCARV de Excel. Videotutorial

Tienes a tu disposición a continuación un tutorial completo en vídeo donde podrás ver con ejemplos todo lo expuesto en este artículo sobre la función BUSCARV.

Esta función te permitirá encontrar datos en una tabla o un rango de filas. Por ejemplo:

Como ya habrás imaginado, las tablas donde realices las búsquedas tienen que tener los datos dispuestos de determinada forma para que BUSCARV los pueda localizar.

Las tablas que permiten un uso correcto de BUSCARV deben cumplir algunos criterios:

Excel tiene una sintaxis determinada que hay que respetar tanto cuando utilizas sus funciones como si estás introduciendo fórmulas.

En el caso concreto de BUSCARV la sintaxis requerida por Excel es la siguiente:

Sí. Has visto bien. Seguro que te has fijado en el segundo argumento. No se trata de un problema de dislexia del lenguaje, ni tampoco que "Yoda", se encuentre detrás del Excel. Se tradujo así.

Los argumentos, como no podía ser de otra forma, están separados por punto y coma ";". Cuidado con este detalle, sobre todo si estás empezando, pues es común equivocarse de signo al separar los argumentos y obtengamos errores.

Argumentos de la función Buscarv:

Ejemplo de la función Buscarv:

Veamos todo esto con un ejemplo. En el siguiente gráfico te indico todos los argumentos para el siguiente BUSCARV, donde se persigue que devuelva "Calidad"

BUSCARV("Lionel";B2:D7;3;FALSO)

¿Se ha notado mucho que me gusta el F.C. Barcelona? 😉

Bromas aparte, fíjate en el hecho de que la tabla está ordenada por la columna A, pero esta columna no interviene en los parámetros de la función BUSCARV. La búsqueda se hace por la columna B que está desordenada. Es por esto que pongo el último parámetro a FALSO.

Piensa un poco. Sobre la tabla de ejemplo anterior ¿qué hubieran devuelto las siguientes funciones?:

Tienes las soluciones en un Anexo al final del artículo.

Normalmente, la tabla con los datos en la que realizarás las búsquedas debería estar en una hoja diferente a la hoja en la que utilizas la fórmula con BUSCARV para traer desde allí algún dato. No es imprescindible, pero sí bastante adecuado para tener cierto orden en nuestro libro.

El tener la tabla con los datos en otra hoja puede provocarte ciertos problemas con referencias a la hora de escribir la función.

Si sigues el siguiente consejo no tendrás mayores dificultades.

En la imagen anterior, tenemos un libro con dos hojas. En la nombrada como "Datos" se encuentra la tabla de nuestro ejemplo. En la que se observa ("Función") es donde estoy escribiendo la función.

Como puedes observar, la función BUSCARV ya está escrita y he comenzado a escribir el primer argumento. En este caso es una referencia a la celda A3 que contiene un 3.

Utiliza la ayuda sensitiva de Exel.

La ayuda sensitiva con todos los argumentos aparece justo debajo. Está remarcando en negrita que es el momento de introducir la matriz de datos en la que hacer la búsqueda.

Lo habitual en estos casos es pinchar en la hoja de "Datos" y marcar el rango, tal y como puede verse en la imagen siguiente:

Puedes observar en la barra de fórmulas cómo aparece ya el rango de datos, incluyendo la referencia a la hoja, es decir, Datos!A2:A7.

Muchas veces, cuando se introduce el rango que se encuentra en otra hoja, puedes tender a volver a la página "Función" que es la página donde estás insertando la función.

Sé que te puede resultar un poco extraño estar introduciendo argumentos de una función en una página diferente a donde va a ser insertada, pero enseguida te acostumbras.

Un recomendación sobre cómo escribir la función Buscarv.

Mi recomendación es que termines en la misma página de "Datos", en este caso, de introducir el resto de argumentos y validar la introducción de la función. Es la forma que a mí me provoca menos errores. Te lo muesyro en la siguiente imagen:

Por cierto, habrás observado que en este ejemplo (mira en la barra de fórmulas), la función BUSCARV sólo tiene 3 argumentos, el último ha sido omitido. ¿Tienes claro por qué? Si te quedan dudas a este respecto pregunta en un comentario que te contestaré a la mayor brevedad posible.

Ahora te voy a contar cómo podemos trabajar con la función BUSCARV en combinación con otras funciones de Excel. Tengo como objetivo en este apartado mostrarte el juego que podemos tener según nuestras necesidades.

Analiza los siguientes ejemplos:

Comprobar si el dato que nos devuelve BUSCARV es el esperado y en ese caso tomar una decisión

Imagina que quieres mostrar en una celda el texto "en nómina" o "externo" en el caso de que un determinado trabajador pertenezca o no a tu empresa. Es la típica estructura de la función SI de Excel.

En este caso tienes que tener cuidado con lo que te devolverá BUSCARV cuando no encuentre el dato. No va a devolver FALSO, devolverá un error. En concreto el error #N/A. Para solucionar este error utilizaremos otra función. Se trata de la función ESNOD de Excel.

Podrías utilizar las siguientes funciones anidadas:

La cosa empieza a complicarse ¿eh? 😉

La mejor forma de analizar estas funciones anidadas es desde dentro hacia fuera.

La función más interna es la del BUSCARV. En este caso busca "Messi" y te devuelve el dato del puesto. Es decir, devuelve "Calidad".

Ahora mira la función ESNOD. Sustituye la función BUSCARV por su valor y obtendrás que ESNOD("Calidad"). ESNOD analiza si su argumento es un error #N/A o no, devolviendo VERDADERO o FALSO respectivamente. El valor devuelto por el BUSCARV no es un error #N/A y por tanto la función ESNOD devolverá un FALSO.

Ya solo queda que analice la función SI, sustituyendo el valor devuelto por la función ESNOD en su lugar. Dado que ESNOD devuelve FALSO, la función SI escogerá el argumento valor_si_falso que en este caso es "EN NÓMINA". Eso es lo que aparecerá en la celda. Y es correcto porque Messi está en la tabla.

Ahora te reto a que quites una "s" al nombre de Messi en la anterior sentencia con funciones anidadas y expliques por qué da el resultado "EXTERNO".

Otra versión de esta combinación de funciones te puede servir para buscar un dato. Si lo encuentra te devuelve el dato recogido y si no lo encuentra te pone un mensaje de error, como por ejemplo "Externo". ¿Te animas a crear esta sentencia? Te dejo en el Anexo al final del artículo la solución a esta versión.

Componer una cadena de texto con los nombres y apellidos de un empleado.

En esta ocasión tienes dos vías para realizar la concatenación del nombre y del apellido.

Opción 1:

Utilizar el operador concatenación de texto "&":

El primer BUSCARV devuelve el nombre del empleado cuyo código indique la celda B11. El segundo devuelve el apellido. En medio, para unirlos, se utiliza el operador de concatenación y un espacio. Con esto quedan separados el nombre y el apellido.

Opción 2:

Utilizar la función CONCATENAR de Excel:

La función CONCATENAR te unirá todas las cadenas de texto que coloques en sus argumentos separados por ";". Fíjate que también añadí la cadena de texto con el espacio para separar el nombre del apellido.

Puedes encontrar información más detallada, de la función y operador que te he mostrado para concatenar texto, en el ebook gratuito que he publicado y que si lo deseas puedes descargarte aquí.

Llegados a este apartado, no deberías tener dificultades para utilizar la función BUSCARV si sigues las instrucciones que te he indicado. De cualquier forma, pueden darse una serie de errores que aquí te indico para que puedas solventarlos fácilmente.

Lo haces todo bien pero BUSCARV se empeña en devolver un valor que no es el que debería.

Es muy probable que hayas omitido el argumento ordenado, o lo hayas establecido como VERDADERO y no hayas ordenado la tabla por la columna donde se encuentra el dato por el que haces la búsqueda.

También te puede ocurrir, nos pasa a todos, que hayas introducido algún dato con un espacio al principio, en medio o al final, y cuando buscas por este dato pues no coincide y, por tanto, no lo encuentra.

Una tercera posibilidad para este error es que estés buscando un dato numérico y en la tabla, aunque tu veas números, en realidad, es texto.

Al validar, tu función te devuelve un error del tipo #¿NOMBRE?

Cuando veas un error de este tipo es seguro que has escrito algún dato de forma incorrecta.

Fíjate en los interrogantes. Es como cuando alguien te dice algo y tú lo repites con tono de interrogación pidiéndole más detalles.

Probablemente escribiste mal el nombre de una función, te olvidaste de las dobles comillas para introducir un texto o cosas así.

También es posible que el dato introducido en alguna celda a la que haces referencia no esté bien escrito o no sea correcto. Esto lo puedes solucionar utilizando las funcionalidades de validación de datos. En este artículo podrás conocer todo lo que necesites sobre validación de datos en Excel.

Al validar, tu función te devuelve un error del tipo #¡REF!

Cuando Excel te muestre este error, es muy posible que hayas utilizado una referencia inadecuada. Para el caso que nos ocupa, BUSCARV, este error te será mostrado si introduces en el argumento indicador_columnas un valor que sobrepasa las existentes en la tabla. Es decir, le estás pidiendo que te devuelva un dato que está fuera del rango de la tabla que estableciste en el argumento matriz_buscar_en.

Posibilidades para el error #N/A

Ya vimos anteriormente que ocurre cuando el argumento ordenado está a FALSO y no encuentra el dato.

Pero también te puede ocurrir si omites el argumento ordenado o lo pones a VERDADERO y el valor buscado es más pequeño que el primero de la columna (ordenada)

Consulta Web de Excel. Videotutorial

El siguiente videotutorial te permitirá ver con detalle todo lo expuesto en este artículo sobre consultas web de Excel para conectar tus hojas de cálculo con tablas de páginas Web.

Ya has podido convertirte en un usuario experto en la utilización de la función BUSCARV. Ahora te voy a mostrar cómo utilizarla para obtener datos sincronizados con Internet.

Creación de una consulta Web en Excel.

Para crear una nueva consulta Web debes:

• Desde la ficha de Datos, hacer clic en la opción Desde Web del grupo de herramientas Obtener Datos Externos.
• Te aparecerá un navegador "especial", con el título "Nueva consulta Web", en el que podrás buscar la página sobre la que deseas crear la consulta.

Abrir la URL de una página en Internet.

• Mi recomendación es que ya tengas la URL de la página que deseas conectar y la pegues directamente en la caja de texto Dirección. Debe tener cuidado pues la longitud máxima que admite son 255 caracteres.
• Cuando pulses el botón Ir o pulses la tecla Enter (Intro o como diablos se llame en tu teclado la tecla para acabar de escribir en una línea y empezar la siguiente), se cargará la página.
• Es posible que durante la carga te aparezca algún mensaje de error de carga de scripts.

• Estos errores no son causados por Excel, sino derivados de la propia página Web que muy probablemente utiliza tecnologías no soportadas por el rudimentario navegador de Excel.
• Para evitar potenciales problemas en la carga de la página responde que NO a la pregunta de si deseas continuar ejecutando scripts en esta página y espera a que finalice la carga.
• Una vez cargada la página, observarás que aparecen unos pequeños cuadrados amarillos con una flecha negra que apunta hacia la derecha en la esquina superior izquierda.
• Si seleccionas esta primera flecha del comienzo de la página, la consulta se creará sobre la página entera.
• Si te desplazas por la página encontrarás otras flechas de este tipo que están al comienzo de otras partes de la página Web.
• Si no estás viendo las flechas que te digo debes pulsar en el icono que está en la parte superior derecha del navegador especial con una flecha y una pequeña cruz roja en su parte inferior derecha.
• Cuando pases el ratón por encima de alguna de estas flechas, verás que cambia a fondo de color verde y se remarca el área de influencia de la misma. Observa la siguiente imagen:

Seleccionar una tabla.

• Observa que cuando pasas por encima de alguna flecha también aparece el mensaje "Haga clic para seleccionar esta tabla". Si la seleccionas, el icono de la flechita cambia a una "v" con fondo verde para indicar que está marcada.

Opciones de importación.

• Configuración de las opciones de importación. Por defecto, los datos se importan sin ningún tipo de formato, pero si pulsas sobre el botón Opciones, puedes modificar algunas características del formato de los datos antes de importarlos. Las opciones que tienes son:

1. Ninguno: Opción por defecto. Los importa sin formato y le aplica los que haya en la hoja de cálculo a la que se importan.
2. RTF solamente: Permite importar el formato de los estilos de fuentes (si Excel lo puede reproducir o el más cercano en detalle).
3. Formato HTML completo: Permite importar el formato HTML que Excel permita visualizar.

• En el siguiente bloque de opciones de configuración decidirás cómo deseas que se importen los datos en las celdas de la hoja de cálculo: Tienes como posibilidades:

1. Importar bloques <PRE> en columnas: Si lo desactivas, todos los datos de todas las columnas en cada fila se importarán a una única celda de tu hoja de cálculo.
2. Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo: Puede que los datos que deseas importar no estén estructurados en una tabla, sino separados por un delimitador como una coma o un guión. Si lo dejas marcado y hay varios delimitadores iguales seguidos, cuando los importes, Excel no dejará celdas en blanco por cada delimitador que no está seguido de un dato.
3. Usar las mismas opciones de importación para toda la sección: Si la activas, le estarás diciendo a Excel que use la opción de Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo en todas las secciones que vayas a importar. Es preferible dejarlo sin marcar y que sea Excel que decida la mejor configuración para importar los datos en cada momento.

• Por último tienes Otras opciones de importación con las siguientes posibilidades:

1. Deshabilitar el reconocimiento de fecha: Si lo marcas, Excel importará las fechas como números en lugar de como fechas.
2. Deshabilitar redireccionamientos de consultas Web: Esta opción sólo la activarás cuando desees mantener la compatibilidad con consultas creadas en versiones anteriores de Excel. Lo normal es que esté deshabilitada.

Ya puedes importar tus datos.

• Una vez configuradas las opciones de importación, ya solo te queda pulsar el botón Importar para almacenar la consulta Web en tu hoja de cálculo.
• Para mostrarte los datos importados en la hoja de cálculo, en el cuadro de diálogo Importar datos, que puedes observar en la siguiente imagen, deberás elegir si se importarán en la actual hoja de cálculo (Hoja de cálculo existente), o deseas hacerlo en una Nueva hoja de cálculo.
• Si decides importarlos en la hoja de cálculo existente podrás elegir la celda a partir de la cual se colocarán los datos. Por defecto, si la hoja está en blanco, te marcará la celda $A$1 como referencia absoluta.

• En este cuadro de diálogo de Importar datos, tienes el botón Propiedades que te abrirá un nuevo cuadro de diálogo llamado Propiedades del rango de datos externos. Puedes verlo en la siguiente imagen:

• En este cuadro de diálogo puedes cambiar el nombre dado por defecto a la consulta y, sobre todo, indicar si deseas que los datos se actualicen o no.
• En el apartado Control de actualizaciones puedes activar Actualizar cada si consideras que tus datos necesitan refrescarse con una determinada frecuencia. Mi consejo es que, salvo que sea imprescindible, no pongas frecuencias de actualización muy bajas en minutos, pues cada vez que se actualiza, se conecta con la página Web de donde tomas los datos y los recarga en la consulta. Esto puede hacer que el uso de Excel se ralentice o sea más dificultoso durante la recarga. Si las haces muy frecuentes, te será complicado seguir trabajando con tu hoja de cálculo.
• En el apartado de Diseño y formato puedes modificar algunas características que incluyen propiedades de anchura de celdas para que se ajusten en caso de que los datos sean más o menos anchos que el que tiene la celda que los recibe.
• El último apartado te permitirá decidir qué hacer si en la Web aparecen nuevos datos o desaparecen de los que ya tenías cargados con anterioridad.
• Una vez marcadas todas las propiedades del rango de datos externos, pulsas Aceptar para validarlas y volver al cuadro de diálogo anterior.
• De nuevo en el cuadro de diálogo Importar datos ya solo te queda pulsar Aceptar para finalizar el procedimiento de importación.
• Tras unos segundos de procesamiento aparecerán los datos importados en tu hoja de cálculo.

En el ejemplo que puedes visionar en el vídeo observarás cómo utilizando la función BUSCARV se mantiene actualizada una tabla que gestiona la cartera de un inversor en valores de bolsa. En concreto del IBEX-35.

Para ello, el valor buscado, lógicamente es el Ticker. Si no habías oído hablar antes de este término, el Ticker es un conjunto reducido de letras y números que representa de forma inequívoca el nombre de una empresa que cotiza en bolsa.

Por ejemplo, para el banco Bilbao Vizcaya Argentaria, el ticker coincide con su acrónimo, es decir, BBVA.

La empresa de construcción y energías Acciona, se representa con el Ticker ANA.

Si tienes interés en conocer el nombre de una empresa a partir de su ticker, en la misma página de la que hemos importado datos en el ejemplo de este artículo, pasando el ratón por encima del propio ticker, emergerá una etiqueta con el nombre de la empresa representada.

Si hubiéramos importado los datos de los precios del diésel en las gasolineras de una determinada ciudad podríamos conocer, en función de nuestra ruta, cuál es la gasolinera más adecuada para repostar con el objetivo de minimizar el coste.

Si los datos importados fueran del coste hora del Kw de electricidad, podríamos decidir rápidamente, y en función de otros costes asociados, como el laboral, cuál sería el horario más adecuado para utilizar una maquinaria grande con un elevado consumo como podría ser una imprenta industrial.

Anexo: Soluciones a las cuestiones planteadas sobre la función BUSCARV:

Apartado "Lista de argumentos"

1. Messi.
2. RR.HH.
3. Dpto. Quejas.

Apartado "Combinada con otras funciones"

(Estando el dato buscado en la celda F9.)

Si tienes alguna dificultad con los resultados mostrados indícalo un poco más abajo en los comentario y te lo aclaro.

¿Qué utilidades se te ocurren que le puedes dar a las consultas web para tus propias hojas de cálculo?

¿Conocías la función ESNOD para controlar el error #N/A? ¿Te ha parecido útil?

¿Imaginabas que la función buscarv pudiera devolver los tipos de errores comentados? ¿Conoces algún error más relacionado con buscarv que quepa en este artículo? Si es así, indícalo en los comentarios y lo añadiré con una referencia a tu nombre.

Por último, pero para mí muy importante. ¿Qué te ha parecido el artículo? Quiero que seas sincer@. No me voy a ofender. Todo lo contrario. Te estaré muy agradecido. Quiero ofrecer el mejor contenido y este tipo de feedback para mí es tan necesario como el aire que respiro.

Te dejo un poco más abajo el área de los comentarios para que te quedes a gusto...