La función SI de Excel te permitirá decidir que dato, operación o función utilizar en caso de que se cumpla o no determinada condición.
Es muy posible que estés empezando en este mundo de fórmulas, celdas y datos. Si es así de ahora en adelante debes hablar con propiedad. No es la fórmula SI de Excel, es la función SI de Excel. Y es una de las primeras funciones que deberás dominar.
En este artículo, además, te mostraré otra funciones como Y, O o PROMEDIO y hablaremos de la posibilidad de anidar funciones SI.
Trabajando con Excel te encontrarás en muchas ocasiones con la necesidad de tomar decisiones en función de que se cumplan determinadas circunstancias. ¿Qué hacer si el importe de las compras ha superado lo presupuestado? ¿Qué resultado académico mostrar en función de la nota obtenida? Si dominas la función SI darás un importante avance en Excel. Tus hojas de cálculo serán más funcionales y ofrecerán una imagen más profesional.
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Ya sé, ya sé, quieres ir al grano. Pues aquí lo tienes, pincha en el enlace que desees a continuación para ir a la parte del artículo que necesitas.
Función SI: Definición y sintaxis
La función SI de Excel te permite decidir entre dos acciones a realizar, en función de que se cumpla o no una comparación lógica.
Su sintaxis es la siguiente:
=SI(prueba_lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])
Como puedes observar, la función SI tiene tres argumentos:
- Prueba lógica o comparación lógica es una operación o evaluación de la que se obtienen únicamente dos posibles resultados: VERDADERO o FALSO.
- [valor si verdadero] será el valor o la acción a realizar si se cumple la prueba lógica.
- [valor si falso] será el valor que tomará o la acción a realizar si no se cumple la prueba lógica.
La prueba lógica.
Es la comparación que deseas evaluar para tomar una decisión y realizar una acción determinada.
La prueba lógica la puedes obtener con operadores de comparación o con determinadas funciones.
Operadores de comparación
Comparan dos expresiones y devuelven VERDADERO o FALSO.
Principales operadores de comparación:
- Igual a (=): Devuelve verdadero si las dos expresiones comparadas son iguales y falso en caso contrario.
- Mayor que (>): Devuelve verdadero si la expresión que se encuentra a la izquierda del operador es mayor que la que está a su derecha y falso en caso contrario.
- Menor que (<): Devuelve verdadero si la expresión que se encuentra a la izquierda del operador es menor que la que está a su derecha y falso en caso contrario.
- Mayor o igual que (>=): Devuelve verdadero si la expresión que está a la izquierda del operador es mayor o igual que la que está a la derecha y falso en caso contrario.
- Menor o igual que (<=): Devuelve verdadero cuando la expresión que está a la izquierda del operador es menor o igual que la que está a la derecha y falso en caso contrario.
- Distinto de (<>): Devuelve verdadero cuando ambas expresiones son distintas y falso en caso contrario.
Un ejemplo de la función SI utilizando un operador de comparación en la prueba lógica podría ser el siguiente:
=SI(B5>=5;"APROBADO";"SUSPENDIDO")
En este ejemplo se compara la celda B5, que contiene la nota de un alumno, con el valor 5, de forma que si es mayor o igual a 5, la prueba lógica será evaluada como verdadera y escogerá para salir el argumento ([valor_si_verdadero]) y mostrará APROBADO. Debes utilizar las comillas para indicar a Excel que se trata de un texto.
Sólo en el caso de que la celda B5 contenga un valor inferior a 5 la prueba lógica será evaluada como falsa y saldrá por el argumento ([valor_si_falso]) y mostrará SUSPENDIDO.
Funciones que devuelven VERDADERO o FALSO
Puedes utilizar como prueba lógica cualquier función que te devuelva como resultado VERDADERO o FALSO.
Hay muchas funciones en Excel que cumplen con este criterio. Como un ejemplo de ellas te voy a mostrar la función ESNUMERO. Esta función, sólo tiene un argumento (valor). Te devolverá verdadero siempre que lo que pongas como argumento sea un número y falso en todos los demás casos.
Un ejemplo de la función SI utilizando una función en la operación lógica podría ser el siguiente:
=SI(ESNUMERO(B5);B5*2;"NO SU PUDO REALIZAR LA OPERACIÓN")
En este ejemplo la función ESNUMERO determina si el valor de la celda B5 es un número o no. Si lo es, devolverá verdadero y saldrá por el primer argumento ([valor_si_verdadero]) realizando la operación del producto de la celda B5*2.
Si la función ESNUMERO devuelve falso es que en la celda B5 el valor no es un número y, por tanto, no realiza la operación. Saldar por [valor_si_falso] y te mostrará un mensaje que indica que NO SE PUDO REALIZAR LA OPERACIÓN.
Función SI anidada.
¿Qué pasaría si con las dos posibilidades que te da una función SI no tuvieras suficiente?
Te propongo el siguiente ejemplo. Imagina que quieres ir un poco más allá de un simple APROBADO/SUSPENDIDO y deseas cuantificar la nota para indicar si se trata de un SOBRESALIENTE, NOTABLE, BIEN, SUFICIENTE o INSUFICIENTE.
Para hacer este ejemplo voy a suponer el sobresaliente en 9 o más, el notable en 7 o más, el bien en 6 o más y el suficiente en 5 o más, quedando el resto de posibilidades para el insuficiente.
La función a introducir para calcular la nota sería la siguiente:
Analiza los argumentos de la función anterior y te darás cuenta de cómo está montada.
Te he subrayado los 3 argumentos del primer SI:
- La prueba lógica: Está en azul y compara la celda D5 con el valor 9.
- valor_si_verdadero: Está subrayado en verde. Si se cumple que el valor de la celda B5 es mayor o igual a 9 se trata de una nota sobresaliente y devuelve la cadena SOBRESALIENTE.
- valor_si_falso: Está subrayado en rojo. Es el resto de la función, sólo que a su vez está compuesto por más funciones. En este caso ya se descubrió que no era mayor o igual a 9. Debe ser menor que 9. Ahora toca averiguar si es un notable. Para ello se introduce un nuevo si, donde la prueba lógica comparará la celda D5 con el valor 7.
Veamos ahora los tres argumentos del segundo SI:
He vuelto a marcar los 3 argumentos del segundo SI con subrayados de diferentes colores:
- La prueba lógica (azul): En este caso se compara la celda D5 con el valor 7.
- valor_si_verdadero (verde): Si hemos llegado hasta aquí es porque ya hemos descartado que es mayor que 9 (en el primer SI) por tanto si se cumple que es mayor o igual que 7, siempre será menor que 9. Si se cumple, devolverá NOTABLE.
- valor_si_falso (rojo): Si no cumple que es mayor o igual que 7 deberé averiguar si se trata de un bien, suficiente o insuficiente.
Como diferencia entre el primer y el segundo SI observa donde acaban los subrayados rojos. He dejado fuera otro paréntesis con respecto al primero. Cada SI abre y cierra su propio paréntesis. Debes fijarte en este aspecto y no olvidar cerrar los paréntesis u obtendrás errores de sintaxis.
Me voy a saltar el SI en el que se obtiene el BIEN por ser igual a los anteriores y voy a analizar el último SI.
Veamos ahora los tres argumentos del último SI:
De nuevo los subrayados de colores marcan los tres argumentos:
- La prueba lógica (azul): Compara la celda D5 con el valor 5.
- valor_si_verdadero (verde): Si se está evaluando este SI es porque se han evaluado todas las pruebas lógicas de los anteriores y en todos los casos ha devuelto FALSO. Por tanto, en caso de ser mayor o igual que 5, seguro que será menor de 6 y mostrará un SUFICIENTE.
- valor_si_falso (rojo): Llegado a este punto de la función ya se han evaluado todas las pruebas lógicas y todas han devuelto falso. Por tanto, si no es mayor que 5 debe ser INSUFICIENTE.
SABÍAS QUE...
...puedes anidar hasta 64 funciones SI. Acabas de ver como se complica el seguimiento de los argumentos cuando se tienen 4, imagina como podría ser con 64. No abuses ¿vale?
La función Y
La función Y de Excel la utilizarás con mucha frecuencia en tus hojas de cálculo, sobre todo, en combinación con la función SI.
Cuando la utilices como argumento prueba_lógica de una función SI podrás comprobar varias condiciones distintas en lugar de solo una.
La sintaxis de la función Y es la siguiente:
=Y(valor_lógico_1;[valor_lógico_2];...)
Como mínimo deberá tener un argumento (valor_lógico_1), el resto son opcionales. Deben ser valores que se puedan evaluar como VERDADERO o FALSO.
Si los valores son texto o celdas vacías, no se tendrán en cuenta en la evaluación. Si son valores no evaluables como valores lógicos obtendrás un error del tipo #¡VALOR! Tenlo muy presente.
La función Y devuelve VERDADERO cuando todos sus argumentos son evaluados como verdaderos y FALSO desde que alguno de ellos sea falso.
En el siguiente ejemplo, debe indicarse cuál será el futuro de cada alumno. ¿Promocionará o repetirá?
En las celdas de la columna H tendríamos una función como la siguiente:
Analiza con detenimiento los argumentos, sobre todo, la prueba lógica:
- La prueba lógica: Debe ser una expresión evaluable como Verdadero o Falso. La función Y, en este ejemplo, es la prueba lógica. Para devolver verdadero la función Y debe tener todos sus argumentos como verdaderos. En este caso, sólo cuando las notas de todas las asignaturas sean mayores o iguales a 5, el alumno habrá aprobado todas las asignaturas. Cuando esto se cumple, la función Y devuelve Verdadero y la función SI sale por el argumento [valor_si_verdadero]. En caso contrario, desde que una o más notas sean menor que 5, saldrá por el argumento [valor_si_falso]
- valor_si_verdadero: Imprime PROMOCIONA en la celda.
- valor_si_falso: Imprime REPITE en la celda.
La función O
Al igual que sucede con la función Y, con esta función, en combinación de la función SI, podrás comprobar varias condiciones diferentes a la vez.
La sintaxis de la función O es la siguiente:
=O(valor_lógico_1;[valor_lógico_2];...)
Los argumentos deben ser valores que se puedan evaluar como VERDADERO o FALSO.
La función O devuelve VERDADERO cuando alguno de sus argumentos es evaluado como verdadero y FALSO cuando todos sean evaluados como falso.
En el ejemplo siguiente aparecerá un texto por cada asignatura que indicará si hay suspensos o todos han aprobado.
En las celdas de la fila 5 tendríamos una función como la siguiente:
Analiza con detenimiento los argumentos, sobre todo, la prueba lógica:
- La prueba lógica: Debe ser una expresión evaluable como Verdadero o Falso. La función O, en este ejemplo, es la prueba lógica. Para devolver verdadero la función O debe tener alguno de sus argumentos como verdadero. En este caso, cuando la nota de uno o más alumnos en esa asignatura sea menor que 5, habrá alumnos que han suspendido la asignatura. Cuando esto se cumple, la función O devuelve Verdadero y la función SI sale por el argumento [valor_si_verdadero]. En caso contrario, si las notas de todos los alumnos son mayores o igual que 5, saldrá por el argumento [valor_si_falso]
- valor_si_verdadero: Imprime HAY SUSPENSOS en la celda.
- valor_si_falso: Imprime TODOS OK en la celda.
Saliendo de la función SI con otra función
Te he mostrado hasta ahora la posibilidad de utilizar funciones en la prueba lógica de la función SI, mientras que los otros dos argumentos son cadenas de texto.
Lógicamente, es posible utilizar funciones como argumentos [valor_si_verdadero] o [valor_si_falso].
Observa el siguiente ejemplo. Muestra el promedio de notas de un alumno sólo en el caso de que haya aprobado todas las asignaturas. Si ha suspendido mostrará un mensaje indicando CON SUSPENSOS.
En las celdas de la columna H puedes encontrar una función como la siguiente:
Analiza con detenimiento los argumentos, sobre todo, [valor_si_verdadero]:
- La prueba lógica: La función Y devuelve verdadero únicamente si el alumno ha aprobado todas las asignaturas. La función SI sale por el argumento [valor_si_verdadero]. En caso contrario, si el alumno suspende alguna asignatura, saldrá por el argumento [valor_si_falso]
- valor_si_verdadero: Calcula el promedio de todas las notas del alumno.
- valor_si_falso: Imprime CON SUSPENSOS en la celda.
La función SI: Conclusiones
Si estás comenzando en Excel esta es una de las funciones más habituales o populares con la que te deberás familiarizar.
Has visto cuál es la sintaxis de la función con sus tres argumentos: la prueba_lógica, valor_si_verdadero y valor_si_falso.
Te mostré los comparadores lógicos y funciones que devuelven VERDADERO o FALSO para utilizarlas como prueba lógica.
Te mostré las funciones SI anidadas.
Y, por último, la viste en combinación con otras funciones como las funciones Y, O y PROMEDIO.
¿Echas algo de menos? ¿Te han quedado dudas al respecto?
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